Le terme japonais « KATA » vient des arts martiaux et se traduit par « routine ». Dans le contexte de l'amélioration continue et de l'augmentation de sa propre compétitivité, le thème du leadership joue un rôle décisif. Les cadres dans tous les domaines ainsi qu'à tous les niveaux hiérarchiques peuvent, grâce au coaching Kata, participer systématiquement et activement, avec leurs collaborateurs, à ces activités d'amélioration. Le Kata comprend différents éléments. En font partie le kata d'amélioration, le kata de coaching, le kata de 2e coach ainsi que la pratique du kata.

Kata : étapes et rôles

Les rôles décisifs sont ceux de l'améliorateur, du coach et du 2e coach (2nd-Coach). L'améliorateur est responsable de la mise en œuvre des différentes étapes d'amélioration, qui sont souvent exécutées jusqu'au jour ouvrable suivant. La mise en œuvre se fait souvent par le biais d'observations et d'enregistrements de processus ou de petites expériences. Le Kata représente le standard de gestion, c'est-à-dire la routine dans laquelle évolue l'améliorateur et qu'il intériorise avec le temps. Avec son coach, généralement le cadre supérieur suivant, on convient à chaque rendez-vous d'une prochaine étape qui résulte des obstacles rencontrés et de leurs facteurs d'influence.

Ces tâches existent dans le cadre du Kata-Coaching

Le coach assume la responsabilité des résultats ainsi que du développement, soutient l'améliorateur par des entretiens de coaching réguliers et fixe l'objectif. Fidèle à la devise « on ne s'améliore bien que par une bonne gestion », le coach a en outre pour mission de déduire des objectifs de l'entreprise la direction concrète des activités d'amélioration de son domaine et de les ancrer dans le quotidien de ses collaborateurs. Les coachings réguliers, qui se déroulent toujours de la même manière sur la base du Kata, garantissent un travail continu sur les objectifs. Le deuxième coach (2nd-Coach) a pour fonction de développer le coach et de le soutenir dans l'acquisition des qualités et compétences de leadership nécessaires. Il accompagne le kata-coaching à tous les niveaux hiérarchiques, prépare le coach aux entretiens et donne un feedback constructif. Ici aussi, il y a donc un processus de développement continu.

Kata-Coaching chez apra

Dans la première phase du Kata-Coaching, à partir de l'automne 2020, la direction ainsi que quelques autres cadres ou chefs de service ont été formés chez apra. Après quelques séances au cours desquelles la systématique Kata a d'abord été présentée et enseignée en partie de manière théorique et en partie à l'aide de petits exercices, l'entrée dans les propres projets pratiques a déjà eu lieu. Ceux-ci ont été choisis et définis par les participants eux-mêmes. Il s'agit notamment de la formulation de l'objectif et de la description concrète du processus.

Le processus d'amélioration continue dans la pratique

Pour pouvoir mesurer les progrès ou l'évolution, on procède à une comparaison continue entre l'état actuel et l'état visé. Les indicateurs de processus concrets et mesurables en constituent la base. Il peut s'agir par exemple des temps de traitement, du nombre de collaborateurs impliqués dans le processus ou de la fréquence des dysfonctionnements. Parmi les projets pratiques sélectionnés, on peut citer l'élaboration systématique d'indicateurs "Shopfloor Management". la réduction du temps de passage lors de réclamations concernant des pièces achetées, l'auto-organisation de la journée de travail ou l'exécution structurée de passages dans un temps donné. Dans tous les projets, le travail constant sur le processus et les coachings réguliers ont permis d'obtenir rapidement les premiers succès. Même les obstacles qui semblaient complexes au départ ont pu être éliminés grâce à la neutralité de la démarche et à la « pensée » par petites étapes.

Conclusion : le coaching Kata apporte des succès - et de nouveaux projets

D'une manière générale, la routine ainsi que les succès ont permis de développer rapidement la motivation et l'impulsion propre de tous les participants à poursuivre le Kata et à le diffuser dans l'organisation. Suite aux expériences exclusivement positives et aux résultats obtenus, notamment en collaboration avec la société de conseil en gestion Lean Partners Projekt Gesellschaft mbH & CO. KG, plusieurs nouveaux projets apra-Kata ont entre-temps vu le jour dans différents secteurs de l'entreprise. De nombreux autres cadres ont endossé le rôle d'« améliorateurs ». Depuis la mi-mai, ils apprennent à connaître le kata sous la supervision de Lean Partners et travaillent avec un grand engagement dans leurs équipes. Les cadres qui ont déjà suivi la première phase du coaching Kata et qui ont déjà pu mener à bien leurs propres projets jouent désormais le rôle de « coachs ». L'objectif à moyen terme est de diffuser cette culture de leadership dans toute l'organisation afin d'agir ensemble avec succès et de développer apra.