Wie funktioniert Kata-Coaching?
Der japanische Begriff „KATA“ stammt aus dem Kampfsport und bedeutet übersetzt „Routine“. Im Kontext der kontinuierlichen Verbesserung und der Steigerung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit spielt das Thema Führung eine entscheidende Rolle. Führungskräfte in allen Bereichen sowie auf allen Hierarchieebenen können sich durch Kata-Coaching systematisch und aktiv, gemeinsam mit ihren Mitarbeitern, an diesen Verbesserungsaktivitäten beteiligen.
Die Kata umfasst verschiedene Elemente. Dazu gehören die Verbesserungskata, die Coachingkata, die 2nd-Coach-Kata sowie die Kata-Praxis.
Kata: Stufen und Rollen
Die entscheidenden Rollen sind die des Verbesserers, des Coaches und des zweiten Coaches (2nd-Coach). Der Verbesserer ist für die Umsetzung einzelner Verbesserungsschritte zuständig, die oftmals bis zum nächsten Arbeitstag ausgeführt werden. Häufig erfolgt die Umsetzung über Prozessbeobachtungen und -aufzeichnungen oder kleine Experimente. Die Kata stellt dabei den Führungsstandard dar, sprich die Routine, in der sich der Verbesserer bewegt und welche er mit der Zeit verinnerlicht. Gemeinsam mit seinem Coach, meist die nächsthöhere Führungskraft, wird in jedem Termin ein nächster Schritt vereinbart, welcher sich aus auftretenden Hindernissen und deren Einflussfaktoren ergibt.
Diese Aufgaben gibt es beim Kata-Coaching
Der Coach trägt die Ergebnis- sowie die Entwicklungsverantwortung, unterstützt den Verbesserer durch regelmäßige Coaching-Gespräche und gibt das Ziel vor. Getreu dem Motto „nur durch gute Führung wird gut verbessert“ hat der Coach zusätzlich die Aufgabe, die konkrete Richtung für die Verbesserungsaktivitäten seines Bereiches von der Unternehmenszielen abzuleiten und im Alltag seiner Mitarbeiter zu verankern. Die regelmäßigen Coachings, welche auf Basis der Kata immer gleich ablaufen, stellen sicher, dass kontinuierlich an den Zielen gearbeitet wird.
Der zweite Coach (2nd-Coach) hat die Funktion den Coach zu entwickeln und ihn bei der Erlernung der notwendigen Führungsqualitäten und -fähigkeiten zu unterstützen. Er begleitet das Kata-Coaching auf allen Hierarchieebenen, bereitet den Coach auf die Gespräche vor und gibt konstruktives Feedback. Auch hier findet also ein stetiger Weiterentwicklungsprozess statt.
Kata-Coaching bei apra
In der ersten Phase des Kata-Coachings ab Herbst 2020 wurden bei apra die Geschäftsleitung sowie einige weitere Führungskräfte bzw. Abteilungsleiter geschult. Nach wenigen Sitzungen, in denen die Kata-Systematik zunächst vorgestellt und teils theoretisch, teils anhand von kleinen Übungen vermittelt wurde, erfolgte bereits der Einstieg in die eigenen Praxisprojekte. Diese wurden von den Teilnehmern selbst ausgewählt und definiert. Dazu gehören u.a. die Formulierung der Zielsetzung sowie die konkrete Prozessbeschreibung.
Kontinuierlicher Verbesserungsprozess in der Praxis
Um den Fortschritt bzw. die Entwicklung messen zu können, erfolgt ein kontinuierlicher Vergleich zwischen Ist- und Zielzustand. Basis dafür sind konkrete, messbare Prozessindikatoren. Dies können z.B. Bearbeitungszeiten, die Anzahl der am Prozess beteiligten Mitarbeiter oder die Häufigkeit von Störungen sein. Ausgewählte Praxisprojekte waren u.a. die systematische Erarbeitung von Shopfloor-Kennzahlen, die Reduzierung der Durchlaufzeit bei Kaufteil-Reklamationen, die Selbstorganisation des Arbeitstages oder die strukturierte Durchführung von Stehungen in einer vorgegebenen Zeit. Bei allen Projekten stellten sich durch die stetige Arbeit am Prozess und regelmäßige Coachings schnell erste Erfolge ein. Auch zunächst komplex scheinende Hindernisse konnten durch das lösungsneutrale Vorgehen und „Denken“ in kleinen Schritten eliminiert werden.
Fazit: Kata-Coaching bringt Erfolge – und neue Projekte
Insgesamt entwickelten sich mit der Routine sowie den Erfolgen auch die Motivation und der eigene Antrieb aller Teilnehmer rasch weiter, die Kata weiterzuverfolgen und in der Organisation zu verbreiten. Als Konsequenz aus den ausschließlich positiven Erfahrungen und den erzielten Ergebnissen, auch in der Zusammenarbeit mit der Unternehmensberatung Lean Partners Projekt Gesellschaft mbH & CO. KG, sind mittlerweile mehrere neue apra-Kata-Projekte in verschiedenen Unternehmensbereichen entstanden. In die Rolle der „Verbesserer“ schlüpfen dabei zahlreiche weitere Führungskräfte, die seit Mitte Mai die Kata unter Betreuung von Lean Partners kennenlernen und mit hohem Engagement in ihren Teams arbeiten. Jene Führungskräfte, die bereits die erste Phase der Kata-Coachings durchlaufen haben und eigene Projekte bereits abschließen konnten, fungieren nun als „Coaches“. Das mittelfristige Ziel ist es, diese Führungskultur in der gesamten Organisation zu verbreiten, um gemeinsam erfolgreich zu agieren und apra weiterzuentwickeln.