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Qu’est-ce que le Toyota Kata Coaching ?

Le terme japonais "KATA" vient des arts martiaux et se traduit par "routine". Le KATA est un acte codifiée/standardisé répété jusqu’à ce que ça devienne un réflexe ou une seconde nature. Dans le contexte de l'amélioration continue et de l'augmentation de la compétitivité, le thème du leadership joue un rôle décisif. Tous les membres de l’entreprise, dans tous les secteurs et à n’importe quel niveau hiérarchique, peuvent grâce au KATA, apporter des améliorations au sein de l’entreprise.

Le KATA englobe différentes routines : la routine d’amélioration proprement dite (Improvement Kata), la routine d’accompagnement (Coaching Kata ) et la routine de mise en pratique.

Les personnes qui travaillent au sein d’une organisation sont les mieux placées pour savoir où des améliorations peuvent être apportées. Il est non seulement important d’obtenir un retour d’information de la part des clients et des fournisseurs, mais aussi de connaître l’avis des employés. En interrogeant son équipe, on peut connaître ses points faibles et trouver des points à améliorer. Le chef d’entreprise a souvent une vision globale de l’organisation mais les petits détails ont également une incidence significative sur les résultats de l’entreprise.

Dans un premier temps, les processus actuels sont listés pour voir s’il y a des points à améliorer et des changements à apporter. Une fois que ces points d’amélioration sont définis, il va valoir mettre en place les différentes étapes d’amélioration. La mise en œuvre se fait souvent par le biais d'observations et d'enregistrements de processus ou de petites expériences. Le Lean management contribue, d’une part, au bien-être des collaborateurs et, d’autre part, à l’amélioration de la performance de l’organisation. Il est un véritable coach qui va à chaque étape, débriefer, relever les obstacles, définir de nouveaux objectifs, encourager son équipe. Le coach assume la responsabilité des résultats et du développement, soutient son équipe par des entretiens de coaching réguliers et fixe l'objectif. Fidèle à la devise "on ne s'améliore bien que par une bonne gestion", le coach a en outre pour mission de déduire des objectifs de l'entreprise la direction concrète des activités d'amélioration de son domaine et de les ancrer dans le quotidien de ses collaborateurs. Les coachings réguliers, qui se déroulent toujours de la même manière sur la base du KATA, garantissent un travail continu sur l’amélioration des objectifs.

Le deuxième coach (2nd-Coach) a pour fonction de développer le coach et de l'aider à acquérir les qualités et les compétences de leadership nécessaires. Il accompagne les coachings à tous les niveaux hiérarchiques, prépare le coach aux entretiens et donne un feedback constructif.

Formation KATA chez apra

A partir de l’automne 2020, la Direction ainsi que des cadres et chefs de service ont été formés au KATA chez apra. Dans un premier temps, le KATA a été présenté et enseigné de façon théorique et enrichit à l’aide de différents exercices. Ensuite, des projets pratiques ont été définis par les participants. Il s’agit tout d’abord de formuler les objectifs et de décrire de façon concrète les processus. Pour  pouvoir mesurer les progrès ou l'évolution, une comparaison entre l'état réel et l'état cible est effectuée. Les indicateurs de processus concrets et mesurables constituent la base de cette comparaison. Il peut s'agir par exemple des temps de traitement, du nombre de collaborateurs impliqués dans le processus ou de la fréquence des dysfonctionnements. Les projets pratiques sélectionnés étaient, entre autres, l'élaboration systématique d'indicateurs Shopfloor, la réduction du temps de passage lors de réclamations concernant des pièces achetées, l'auto-organisation de la journée de travail ou la réalisation structurée de passages debout dans un temps donné. Dans tous les projets, le travail constant sur le processus et les coachings réguliers ont permis d'obtenir rapidement les premiers succès. Même des obstacles qui semblaient complexes au départ ont pu être éliminés grâce à une approche neutre en termes de solutions et à une "pensée" par petites étapes.

Dans l'ensemble, la routine et les succès ont rapidement renforcé la motivation et l'envie de tous les participants de poursuivre le KATA et de le diffuser dans l'organisation. Suite aux expériences exclusivement positives et aux résultats obtenus, notamment en collaboration avec la société de conseil en gestion Lean Partners Projekt GmbH & CO. KG, plusieurs nouveaux projets apra-KATA ont entre-temps vu le jour dans différents secteurs de l'entreprise. De nombreux autres cadres, qui apprennent le KATA depuis la mi-mai sous la supervision de Lean Partners et qui travaillent avec un grand engagement dans leurs équipes, se glissent dans le rôle des "améliorateurs". Les cadres qui ont déjà suivi la première phase de la formation KATA et qui ont déjà pu mener à bien leurs propres projets jouent désormais le rôle de "coachs". L'objectif à moyen terme est de diffuser cette culture de gestion dans toute l'organisation afin d'agir ensemble avec succès et de continuer à développer apra norm.

Produits modulaires selon le principe du lean management
pour chaque cas d’application

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Avec l’îlot à outils, l’îlot de montage, l’îlot de nettoyage et l’îlot Shopfloor, apra-lean propose une gamme de produits qui assurent l’ordre et la transparence sur votre lieu de travail et qui soutiennent en outre des processus de travail de qualité.

Grâce au principe de construction modulaire, vous pouvez également composer vos produits Lean Management de manière individuelle. La grande adaptabilité des processus, la possibilité d’ajouter ou d’adapter des éléments ultérieurement et l’augmentation de la productivité qui en résulte dans le processus de fabrication sont des caractéristiques essentielles de la gamme de produits apra-lean.

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